近年、バックオフィス業務を効率化することはAI、IoT、 Big dataなどの先端技術による傾向があります。そのなかで、AI-OCR は代表的な例だと言えます。Gartner の調査結果によると、2030年にOCRの市場は396億米ドルに達します。OCRの活用事例の多数から見れば、それを導入することはいろいろなメリットが受け取れることを証明しました。本記事は、バックオフィス業務効率化におけるAI – OCRの活用についてお話したいです。
1.AI-OCRについて
OCR とはなんですか?
OCRとは、Optical Character Recognitionの略語で、日本語で光学文字認識と呼んで、紙の資料などをスキャンしてデジタル式に変換して分析することです。
OCR はどういう風に稼働しますか?
OCRソフトウェアは、スキャンされた画像を読み取ったあと、コンピュータがその画像を読み取り、認識し、又は分析するように、それの裏に隠れるテクスチャを創造します。
基本的に見れば、OCRのワークフローは次の通りです。
- プロセス前: 画像の色やレイアウト、フィルターなどをコンバートします。例えば、色はグレーと変換されます。
- 文字、作文などのようなテクスチャを認識します。
- 事前に設定されたデータで、文字のリスト又は文字の優先順位を創造します。
- データを分析してデジタル式のテクスチャを創造します。
OCR X AI、 OCR X RPA とはなんですか?
OCRは、コンピュータビジョンのひとつの種類なので、AI に関係があるかなと思う人が多いだろう。しかし、光学文字認識を導入することは以前から実施されています。一方、AI – OCRはAIと OCRを組み合わせて、「AI」が繰り返し学習した内容に基づいて、認識対象の特徴や識別するポイント・ルールを導き出すことで識字率が向上します。
手書き文字を認識する例を挙げます。一般なOCRは、ロジックまたはルールを探すために、文字を切り出し、それから文字の特徴を抽出し、あからじめこの文字にどれだけ近いかを計算し、正解な結果を出す、というプロセスです。一方、AI x OCRの場合、ロジックまたはルールを探さなくてもいい、AIの力のおかげで、すばやく文字の特徴を抽出又は分類して、一番近い結果を推定します。
このように、AIxOCRは、一般のOCR と比べてより優れた技術です。
2. AI – OCR の重要性
OCRは 発展していく優れた技術です。
- OCR市場は、2030年に396億米ドルに達すると予測されます。
- そのなかで、B2B エンド – ユーザーのセグメントは、2030年に290米ドルに達すると予測されます。
- アジア太平洋地域と北米の市場は、大規模で、発展速度が早いです。
AI OCRは、様々なメリットがあります。
- 生産性向上: 書類をデジタル化してからクラウドへ移行したことで、企業のデータを素早く管理や抽出し、又はアクセスの許可を受けた社員が共有空間でデータをより簡単に使用することができるから、生産性を向上することに貢献します。
- エラー最低限: 紙の書類をデジタル式に変換するとき、社員の一手で入力した方法を数多くの企業がまだ使います。長時間入力すれば、ミスを犯すことは驚きません。しかし、AI X OCRである24時間年中無休の「社員」が許しかねないミスをカットダウンできることは、証明されました。
- オフィスの空間節約: 書類の山々を見るとき、閉塞感などが感じられるだろう。また、長時間が経過して、紙の色が黄色く褪せて大変です。一方、デジタル化された書類は、無限界の空間であるクラウドで保管され、100年後でも守られます。
- データセキュリティ: クラウドで保管されるデータは、アクセスの許可を受けない人が使用できません。又はクラウドシステムが常に保守されるために、サイバー攻撃を発生する可能性がすごく低いです。
- アクセスを容易にできる: 書類の山々から要件に応じた情報を引き出すことは悪夢のような艱難です。しかし、デジタル化された書類を探すのは簡単な仕事になります。
- 時間やコスト削減: 入力時間や労働費などを削減することはもちろんです。紙の書類がないことは、印刷コスト削減、保管費、文房具の費用などをカットダウンすることができます。それは、間接的に環境を守ることに寄与しているだろう。
3.バックオフィス業務を効率化する AI – OCR の活用
3.1.人事部・労働部の業務をサポートする
企業の人事部・労働部は、従業員のライフスタイル（従業員の採用や、オンボーディング、トレーニング、解雇など）と従業員の福利厚生を管理する役割を担当します。つまり、膨大な人材データを収集・処理・管理しなければなりません。OCRソフトウェアは、人事部・労働部に数え切れないほど様々な利点を与えます。例えば：
- 入力の時間を削減する：ほんの少しの企業は、入力の作業だけを担当する人手がいるが、時間とコストが結構かかります。OCRソフトウェアは、社員たちの代わりに、その単調な作業を実施します。社員は、他の任務に集中する時間が取れます。
- エラーを最低限する：調査結果によると、検証のステップがないデータ入力では、エラー率が4％にも達します。つまり、1万の人材データを一度入力して、それから検証しないなら、エラーの数が400個に達する可能性があります。それは許しかねないだろう。一方、AI-OCRは、繰り返し学習・認識・検査プロセスを実施したことで、エラーを最低限します。
- 採用又はオンボーディングプロセスを容易にする：優秀な人材のレジュメを探すのは長時間がかかるかもしれません。時に、基幹人材を探すのは2〜3倍と時間がかかります。一日2～3万のレジュメを読んでも、ふさわしいレジュメを探せない、そんなときの感じが落ち込んでしまします。OCRを導入する場合、人事部が人材の要件を入力したあと、ふさわしいレジュメをOCRソフトウェアが自動的に探します。
- 書類を翻訳する：OCRツールは、AIと組み合わせれば、資料を翻訳することができます。それに、自然言語処理（NLP）と統合すれば、通訳することができます。
- データ管理を最適化する：以前バラバラと散らかる書類をデジタル式に変換してから、クラウドコンピューティングで保管されるので、管理・処理などを容易となります。
3.2.経理部・財産部の業務をサポートする
経理部・財産部の業務といえば、インボイスや請求書などを処理又は管理することです。企業のお金の流れに緊密な関係があるので、一つのエラーを生み出すことでも牢屋に陥るほど許しかねません。OCRは、コスト削減はもちろん、エラーをカットダウンすることをサポートします。例えば：
- 書類の処理を自動化する：顧客によってインボイスや請求書、納品書などが違いので、処理する時間が結構かかります。OCRシステムは、複数の顧客からの大量の請求書などを処理し、それらを処理及び承認するために、同じ形式に変換できるので、決済プロセルを早めにすることをサポートします。
- 決済プロセスをデジタル化する：銀行で決済手続きを行う代わりに、OCRと統合するスマート機器（スマートフォンなど）で決済を実施することができます。社員たちは、日常生活でのショッピングなどに使うのはすごく便利だと思うだろう。
- アウディット：OCRツールで、経費報告書が最新でかつ正解であることを保証できるので、時間及びコストを節約することにつながります。
3.3．事務業務をサポートする
一般事務は、事務作業全般を担うことです。例えば、社内・社外の電話やメール対応や、データ収集・入力、書類作成、伝票処理・管理など、つまり紙の書類がいっぱい作業を含みます。OCRを導入すれば、紙の書類をデジタル式に変換して、入力が要らないデータをより容易に管理・処理することができます。
4．VTIジャパンのOCRシステム
VTIジャパンは、多岐な業種で積み重ねた経験と優秀な人材を持つことで、OCRシステムを代表とするペーパーレス化のソリューションについて、数多くのお客様から好評をいただいて光栄です。自社のペーパーレス化のソリューションを自動化サービス及びビル管理システムと組み合わせてバックオフィス向けの包括的なソリューションで、バックオフィスをデジタル化・自動化することをサポートします。
我々のペーパーレス化ソリューションのメリットは：
1.デジタル情報管理
- デジタル資料の作成、読み取り、管理
2. プロセスデジタル化
- 報告業務のデジタル化
- 総合システム管理
- 電子署名
- ワークフロー管理
3. データの一括管理
- マスターデータ作成
- データアクセス管理及びアクセス権の割り当て
まとめ
AI OCRがオフィスに好影響をもたらすことは拒否できないが、AI OCRだけでオフィスを包括的にデジタル化・自動化することができないです。それよりコンピュータビジョン、チャットボット、AI予測などの先端技術を導入したらほうがいいと思います。どういう風に先端技術を導入すればいいか迷っている場合、我々はコンサルティングを提供し、企業ごとの状況に最適な方法を提案します。
また、我々のソリューションに興味があれば、気軽にお問い合わせください。
