先端技術によるバックオフィスの業務効率化 6つのアイデアをおすすめ

将来のバックオフィスについての研究によると、AIなどでバックオフィス業務を自動化することは、人手に依るだけことを並べると、企業の２割~6割の労働費などを節約することにつながります。それにとどまらず、業務効率化と社員の愛着向上をもたらすようです。企業の中身を変える能力を持つ先端技術はどういう風に導入されればいいかを数多くの企業が悩んでいると思われます。本記事は、先端技術によるバックオフィスの業務を効率化する6つのアイデアを紹介します。

1.バックオフィスとは?

バックオフィス(back office)は、直接利益を創造しない業務を実施する部門です。一方、クライエントへの営業又は販売行為を行う営業担当者などを含む、直接利益を生み出す業務を実施する部門を指すことは対義語－フロントオフィスです。

多数の外国では、バックオフィスといえば、アカウンティング、人事、事務を手掛ける人のイメージを思い浮かべます。しかし、日本では、バックオフィスの中身は6~8部分で構成されます。それは、お金の流れを管理する経理部と財産部、労働者に関した労働契約書などを担当する人事又は労働部、内部に発生した問題を処理する総務部と一般事務部、法務問題を処理する法務部、…

2．バックオフィスの業務を低下する課題

2.1.  オフィスの環境/レイアウト

Fellowes Workplace Wellness Trend Report (2019)によると、社員は収入・待遇のほか、心身に優しい環境で働きたいという気持ちがいつもくすぶっているようです。たとえば、大多数の回答者(87%)は体育室などを備えるオフィスが欲しいです。特に、テクノロジーカンパニーの場合、93%の社員は体操できるスペースがあったら、オフィスで遅くまでいても大丈夫です。つまり、社員の愛着はある程度オフィスの環境次第だろう。また、素晴らしい空間で活躍してもらえば社員は、仕事のやる気を出し、集中力などを向上し、業務の効率も高くなります。

実際、オフィスの空間に嫌悪感を及ぼす多くの要素があります。それは、以下の通りの要素を含みます。

• プライベート空間と他の空間のバランスが取れない: コワーキングスペースや食堂で外部との接触機会を増やし、クリエイティビティを高めることは当然だが、それらのスペースが大きすぎなら、自分が集中できないので、ストレスを産み出します。逆に、プライベート空間が大きすぎると、閉塞感があるかもしれません。
• 温度: 調査結果によると、社員は、涼しい空気で、より快適な気持ちを持つので、業務をより効果的に実施できます。
• 日差しと緑: 日差しや緑が見えない空間が暗くて、心身を噛むようにいつも草臥れる状態で働いている社員は業務を見事に実施することができないだろう。
• 音: 環境が騒々しすぎ、又は呼吸の声音が聞こえるほど静かな空間で、疲弊が溜まりやすくて業務の効率を低下できます。
• 設備が相応しくない: 例えば、椅子が低すぎ、又は固すぎなら、腰が凝って健康状態が悪くて仕事のやる気がでないかもしれません。

2.2. 社員の働き状態

業務の効率は社員の働き状態と言うまでもありません。しかし、毎日早出や残業しても月末の効率がまだ高くない社員数が多いです。それの問題は、社員の低能力だろうか。社員の首を切る意思決定を下す前に、次の質問に答えてください。

• 企業の進む道が間違えか: 新製品の開発を決意したが、この製品の市場がニッチ市場ではなくて、製品が売れない状態を陥りやすいです。ですから、低い業務効率は当然です。
• 担当業務が多すぎるか: バックオフィスの社員たちは、多場合でマルチタスクを同時にやらなければなりません。そのオーバーワークを兼ねて全部の仕事の業率向上を確保しかねます。
• 担当業務が単調的に繰り返すか: 例えば、多量のデータを入力する手作業は毎日繰り返すと、退屈を生み出すだろう。また、単調的な作業を長時間で実施すれば、無意識で許せないミスを犯すことがあります。
• 社員の健康状態が悪いか: 長時間で溜まっているストレスや疲弊は力が出せなくて仕事ができないんです。

3. バックオフィス業務効率化のメリット

業務効率化は色々なメリットを与えると思われます。バックオフィスの場合、それは:

• コスト削減: 例えば、より短時間で業務の効率を高くなることは無駄の時間をカットダウンしてコスト削減できます。
• 売り上げ向上: 後方部門は、お客様の手へ製品又はサービスを運ぶプロセスをよりスムーズに進んでいることをサポートします。それは、間接的に売り上げ向上につながります。
• 社員の健康の保護: 例えば、より短時間で業務を実施すれば、自分を癒し又は心身を整える時間を作れるだろう。
• 社員の愛着: 仕事が見事にできるなら、達成感を生み出して、会社に定着する渇望が時間を経過して大きくなるかもしれません。

4. 業務効率化の伝統的な方法

社員の業務を効率化する方法は昔から研究されてきました。例えば、国を治める王様の秘訣本や心理学の研究資料などに書いてありました。例として、以下の4つ方法を挙げます。

• 素晴らしい空間を作る: 良い収入と待遇は当然だが、それだけではなく、能力を向上できる、心身に優しい空間を作れましょう。
• 多業務又は残業を制限する: それは、社員の過労を防ぐことに役立ちます。
• 内部のコミューニケーション(internal commnunication)業務を効率化する:ICを担当する部門は、社員に必要な情報を伝えることだけではなく、社員の心身を癒す対策を実施します。
• 社員を育成するプログラムを開発する: それは、社員の能力を向上して、業務を効率化することを間接的に与えます。

5. 伝統的な方法のデメリット

実際、上記の方法は、効果をあたえるかどうか、測定できる直接的な指数がないようです。なぜかというと、伝統的な方法は社員を中心として、社員の心身がベストな状態になることを保護することです。しかし、そのベストな状態が業務の効率を向上できるかどうか、ある程度関係がありません。また、上記の方法は、一刻で効果を与えられるかそんな質問はさておき、長時間で実施する必要があるそうです。それは、発生する時間及び費用を負担しなけないといけないです。

6. 先端技術によるバックオフィスの業務効率化のアイデア

伝統的な方法と比べると、一番違う点は先端技術が業務のプロセスを直接的に介入することです。それは、業務を最適化又は効率化することに貢献すると考えられます。また、コストや育成時間を削減し、短時間で効果を生み出すメリットがあります。

6.1. 手作業を最適化

6.1.1.  RPAによるプロセス自動化

RPAとはなんですか?

RPAとは、Robotics process automation の略語で、ロボットソフトウェアによって、手順やルールが決まっていた、単調的かつ反復的な業務を自動化して、効率を向上することに貢献することです。

RPA といえば、多くの人が物理的なロボット又は人工知能(AI)のロボットを思い浮かべますね。しかし、それは全く違います。RPAの本質はソフトウェア、又はボット(例えばグーグルボット)です。RPAの役割は、人間の代わりに単調的かつ反復的な業務を最適化して自動に実施することです。しかし、RPAは、AIを組み合わせたことで、ありふれた方法を学習させ、業務を途絶えずに最適化して自動化をサポートすることができます。

RPAのメリットはなんですか?

ある研究によると、RPAは、バックオフィスに以下の通りのメリットを与えます。

• 管理中、許しかねないミスの数を最低限する
• 社内のコミュニケーションを向上する
• ROIを向上する: RPAのボット(又はソフトウェア)は、国によって企業の労働費などを２割から６割まで削減することができます。なぜかというと、ひとつのボットは３人以上の代わりに、24時間年中無休で仕事を実施できますから。昔のボットごとは特定の業務を実施したが、近年人工知能を組み合わたことで、ボットは様々な業務を担当できます。
• データ分析: バックオフィスはフロントオフィスを後押す任務があるので、営業に好影響をもたらす要素を探すためのデータ分析に力を注がないといけないです。データマイニング又はプロセスマイニングを使用したRPA x AI のおかげで、データをより素早く分析します。

RPA の活用事例はなんですか?

• 経理部又は財産部の場合、インボイスや請求書、発注書、納品書などを処理します(手順やルールが決まっている場合)
• 人事部の場合、募集のために人材のデータを収集することをサポートします。
• 社内の電話やメール対応などをしえんします。
• 等々

6.1.2. ペーパーレス化

ペーパーレス化は、先端技術により、紙を使用する作業又は手作業をデジタル化して、業務効率を向上することに役立ちます。定義を参照すれば、RPAはペーパーレス化のひとつの方法だと言えます。実際、ビッグデータとAI の組み合わせを使うことが多いです。とりわけ、コンピュータビジョンのOCR (光学文字認識)を通じて、紙の書類などをスキャンしてデジタル式に変換します。それから、データはクラウドコンピューティングへ移行されて保持されます。そこでAI の力を借りて、データ分析やデータ抽出などの作業を2、3秒まで実施します。

ペーパーレス化は、多量の紙の書類などがある特徴を持つバックオフィスにぴったりです。運用をよりスムーズに進み、保管・処理・管理の人手及びコストをカットダウンすることに役立ちます。また、印刷作業を削減することは、印刷コスト削減はもちろん、環境へ捨てる廃棄物の数量を低減して、二酸化炭素削減効果にも寄与するだろう。

6.1.3. ビッグデータ、AIによるデータ分析

上記に話したことを除き、ビッグデータとAIの組み合わせによるデータ分析の活用が多いです。そのなかで、需要予測と行動分析は代表的な活用です。膨大なビッグデータを使用したAIは、顧客の行動傾向や洞察などを引き出して、必要に応じた仕入れの数量を予測し、又は営業担当者の業務をサポートすることができます。

6.2. 社員の心身を整えてくれる

6.2.1. AIチャットボットによる社内の問い合わせの対応

社内のコミュニケーションは、良ければ良いほど、社員の不満を最低限して、まして社員の意思ややる気を湧け上げます。それは、社員の問い合わせに一刻でも早く答える必要があるから、24時間年中無休の担当者が要るようです。人間にはできないが、AIチャットボットなどはできます。普通のチャットボットは事前に設定された脚本により答えを出すが、AIチャットボットは膨大なデータと前話の内容を分析したことで、人間っぽい話を維持して社内の問題を解決できます。

6.2.2. バーチャルアシスタントによる仕事をサポート

近年、自然言語処理などのAI技術を使用したバーチャルアシスタントは将来のトレンドになると予測されます。声音から文字に、逆に文字から声音に変換したり、声音の要求・命令から物理的な空間とサイバー空間で相当する作業を実施します。それは、敏腕のアシスタントです。

例えば、バーチャルアシスタントは、会議の声音を基づいて、記録書を作成します。または、会議室予約の管理をサポートします。会議室を予約したい社員には、空き室と参加者の空き時間をチェックしてあげます。もうひとつの例はビル管理を支援することです。仮には、エアコンの温度を調整したくても、どの温度をセットすればいいかわからないとき、バーチャルアシスタントを呼んで、2、3分後、部屋の全員にふさわしい温度で設定されます。社員は粗末な作業に手を出さなくてもいいので、他の作業に集中できます。

6.3. 安全かつスマートな仕事の環境を確保

心理学者であるマスロウのタワーは、人間の需要の中で、安全は基本的な需要で、2位となります(一位は物理的な需要で、一番優先された)。ですから、安全な仕事の環境を確保すれば、業務をより円滑に進めるだろう。そのため、以下の方法を推奨します。

• コンピュータビジョンによる顔認識システムは勤怠及び入退室を管理します。
• 基幹業務をデジタル化したことで、データを一括管理します。

7. VTIジャパン

VTIジャパンは、多岐な業種で積み重ねた経験と優秀な人材を持つことで、自動化サービス、ペーパーレス化、ビル管理システムを中心としたスマートオフィスのソリューションを開発しました。導入された色々なオフィスから満足の声をいただいて幸いです。

まず、我々の自動化サービスはAI予測、AIチャットボット、 光学文字認識によって、バックオフィスの社内のコミュニケーションやデータ分析を支援します。次に、ペーパ－レス化サービスでは、データをデジタル化及び一括管理するサービスを提供します。最後、ビル管理システムでは、オフィスにおけるスマートデバイスの同期管理やワークプレイ環境管理(温度など)、セキュリティ又は火災警報システムとの接続などを支援します。

特に、ビル管理をサポートする自社開発製品を紹介します。

一つ目は高性能顔認識ソリューションであるFaceXです。

メリット:

• 勤怠管理
• 入退室管理
• 出席情報をリアルタイムに集計又は管理
• HRM, ERPなどの管理システムと統合可能

二つ目は出入駐車場管理であるParking Xです。

メリット:

• 車などのナンバプレートを認識して、出入駐車場を管理
• 様々な業務システムと統合可能
• データ管理
• レポート作成

三つ目はスマート受付システムであるVR-X です。

メリット:

• QRコードでチェックイン
• 来客の情報を収集又は管理
• 自動ドア
• 来客案内

最後はスマートミーティング管理です。

メリット:

• 会議室予約
• 空き会議室をチェック
• ミーティングソフトウェアとの統合可能

まとめ

先端技術が企業に好影響をもたらすことは拒否できないです。それを導入することが成功できかどうかは、社員一同の意志次第です。しかし、将来のスマート社会で生き残るために、今こそ躊躇いことがなくスマート企業とになってください。

また、我々のソリューションに興味があれば、気軽にお問い合わせください。また、先端技術に関する知識を詳しく調べたい方は、登録のためにメールボクスを書き込めなさい。

Source

1. https://reader.elsevier.com/reader/sd/pii/S1877705811029730token=4DD261EDBB46CB03DE3D068284A15EAEAC50F93F626FDBDFF28C20B96D8FDD7A6C767A9D93C195622DAA7BA182024ED9&originRegion=us-east-1&originCreation=20220923073108\
2. https://www.forbes.com/sites/alankohll/2019/01/24/how-your-office-space-impacts-employee-wellbeing/?sh=787b888964f3